A látható költség
A legtöbb cég ezt a két tételt veszi számításba: a bérszámfejtő kolléga teljes bérköltségét és a bérprogram éves licencdíját. Ez a szám valós, de nem teljes — nagyjából úgy, ahogy egy autó fenntartási költsége sem merül ki a törlesztőrészletben.
Ami kimarad az összehasonlításból
A tapasztalatunk szerint ezek a tételek hiányoznak a leggyakrabban:
- Képzés és jogszabálykövetés. Éves továbbképzés, szakmai előfizetések, konferencia. Ez nem opcionális: a jogszabályi környezet évente változik.
- A vezetői idő. Hány óra megy el havonta a HR-vezető és a pénzügyi vezető idejéből bérügyi egyeztetésre, hibakeresésre, dolgozói kérdések kezelésére? Ez a hónap első hetének gyakran a legdrágább órája.
- Az informatikai háttér. Szerver vagy felhő, mentés, hozzáférés-kezelés, adatbiztonsági intézkedések. Bérezési adatoknál ez nem elhagyható.
- A hibaköltség. Nem csak az esetleges bírság: a korrekciós számfejtés, az utólagos önellenőrzés, a dolgozói bizalomvesztés és a rá fordított kommunikációs idő is ide tartozik.
- A dokumentáció hiányának ára. Ha egyetlen ember fejében van a tudás, akkor a folyamat nem létezik írásban. Ennek a számláját akkor kapja meg a cég, amikor az illető kilép.
A helyettesítés ára
Ez a legritkábban számszerűsített tétel, pedig a legnagyobb kockázat. Tegye fel magának a kérdést: mi történik, ha a bérszámfejtő kolléga a hónap 3. napján két hétre kiesik?
Ha erre a kérdésre a válasz az, hogy „az nagyon rossz lenne”, akkor a cég jelenleg nem költséget optimalizál, hanem kockázatot visel — árazás nélkül.
Egy külső szolgáltatónál a helyettesítés a szolgáltatás része. Ez nem azt jelenti, hogy a kiszervezés automatikusan olcsóbb; azt jelenti, hogy az összehasonlításban ezt is a mérleg egyik serpenyőjébe kell tenni.
Hogyan számoljon reálisan?
Egy egyszerű keret
- Bérköltség (a bérszámfejtésre fordított munkaidő arányában, ha a kolléga mást is csinál)
- + szoftver, licenc, infrastruktúra
- + képzés, előfizetés, szakmai támogatás
- + vezetői idő (óra × belső óraköltség)
- + becsült hibaköltség (korrekció, önellenőrzés, esetleges szankció)
- + helyettesítési kockázat ára (mennyibe kerülne egy sürgős külső megoldás?)
Ezt a hat sort állítsa szembe a szolgáltatói havi díj tizenkétszeresével és az egyszeri rendszerfelállítási díjjal. Így már összehasonlítható a két szám.
Fontos: ebből a számításból nem feltétlenül a kiszervezés jön ki jobban. Kisebb, egyszerű bérstruktúrájú cégeknél a belső megoldás gyakran olcsóbb és gyorsabb marad. A cél nem az, hogy a kiszervezést igazoljuk, hanem az, hogy a döntés valós számokon alapuljon.
Összegzés
A belső bérszámfejtés költsége szétszórtan jelentkezik, ezért alábecsültnek látszik. A szolgáltatói díj egy sorban látszik, ezért túlbecsültnek. A jó döntéshez mindkettőt ugyanarra a nevezőre kell hozni — és ehhez nem kell tanácsadó, csak egy őszinte félóra egy táblázattal.
